कार्यालयों से संबंधित सभी महत्वपूर्ण संचिकाओं व दस्तावेजों को सुरक्षित रखने के लिए DM ने दिये निर्देश

समस्तीपुर : जिलाधिकारी रोशन कुशवाहा द्वारा समाहरणालय स्थित अपने कार्यालय प्रकोष्ठ में कार्यालय प्रबंधन संबंधी समीक्षा बैठक की गई। समीक्षा बैठक के क्रम में जिलाधिकारी द्वारा उपस्थित सभी पदाधिकारियों को निर्देश दिया गया कि अपने कार्यालय से संबंधित सभी महत्वपूर्ण संचिकाओं/दस्तावेजों को वर्षवर एवं क्रियाशील एवं तथा और क्रियाशील के आधार पर सूचीबद्ध करते हुए इंडेक्स बनाना सुनिश्चित करेंगे तथा ऐसे संचिकाओं एवं दस्तावेजों जिनकी वर्तमान में आवश्यकता नहीं है उनको सूचीबद्ध करते हुए एक जगह लाल कपड़े में बांधकर लोहे अथवा स्टील के बॉक्स में सुरक्षित रखना सुनिश्चित करेंगे। साथ ही जो संचिकाएं मूवमेंट में है उन्हें रैक पर वर्ष वार एवं कार्य की महत्वपूर्णता के आधार पर रखेंगे जिससे आवश्यकता पड़ने पर आसानी से ऐसी संचिकाओं एवं दस्तावेजों को ढूंढा जा सके।

जिलाधिकारी ने सभी पदाधिकारियों से कहा कि प्रायः ऐसा देखा जाता है कि जब कोई संचिका या दस्तावेज ढूंढा जाता है तो बहुत सारे अप्रयुक्त या बेकार के दस्तावेज पड़े होने के कारण महत्वपूर्ण संचिकाए एवं दस्तावेजों को ढूंढने में समस्या का सामना करना पड़ता है। इसके समाधान के लिए ही कार्यालय प्रबंधन की आवश्यकता है। अतः सभी पदाधिकारी इस कार्य के निमित्त अपने कार्यालय हेतु आवश्यक सामग्री की आवश्यकता का आकलन कर जिला नजारत शाखा से अधियाचना शीघ्र कर लेंगे। पुनः इस संबंध में बैठक शीघ्र आयोजित की जाएगी जिसमें इस कार्य के प्रगति की समीक्षा की जाएगी।

बैठक में अपर समाहर्ता समस्तीपुर अजय कुमार तिवारी, अपर समाहर्ता लोक शिकायत निवारण शशिकांत पासवान, अपर समाहर्ता आपदा प्रबंधन राजेश सिंह सहित सभी संबंधित जिला स्तरीय पदाधिकारी मौजूद थे।